La demande est très précise :
- 1h30 pour obtenir un feed-back et des propositions d'évolution sur 8 sujets stratégiques à discuter (en allant de l'ambition aux plans d'actions, au moins 3 niveaux de détail donc)
- 170 participants venant de tous les pays du monde
- 4 animateurs en tout (dont seulement 2 sont consultants)
- Obligation de résultats présentables au comité de direction 2 jours après le déroulement.
... Ambitieux, non ?
En soi aucun de ces facteurs ne représente une difficulté extraordinaire ... mais, réunis dans le même atelier, ils constituent quand même un challenge sympa ! Les modes d'animation classiques n'y sont pas du tout applicables : 4 animateurs pour 170 personnes, ça fait beaucoup trop de monde par animateur !
Dans ces conditions, il ne reste que de faire de sorte que ce soient les participants qui assurent l'avancement de leur propre atelier. Mais comment garantir qu'ils soient en mesure de "s'auto-animer" ?
Pour y arriver, nous avons fait plein de trucs qui peuvent se résumer en un certain nombre d'étapes :
1. Simplifier le contenu
Attention, il ne s'agit pas de le modifier en profondeur, mais surtout de le rendre "digeste" en diminuant et regroupant le nombre de choses à considérer.
Nous, par exemple, avons fini par prendre que deux niveaux de réflexion (ambition - objectifs) en mode feed-back, pour travailler ensuite à partir de la feuille blanche sur les plans d'action (3 phases en tout). Quant aux 8 sujets, ils ont été repartis entre les groupes de travail (1 groupe = 1 sujet ; 1 sujet = plusieurs groupes)
2. Concevoir le cadre
Quelles activités dans l'atelier, quels modes de travail, quels livrables ?
Le client voulait faire beaucoup de choses, donc un atelier très intense : 7 activités en tout repartis entre les 3 phases ! Ceci laisse suffisamment de temps pour travailler - mais pour s'organiser, pas beaucoup!
Notre solution : donner toutes les instructions par écrit a chaque groupe dans une pochette "Inputs" et demander de ranger tous les livrables remplis dans une autre pochette, "Outputs". Ce qui produit à la fin de l'atelier un nombre des pochettes Outputs remplies égal au nombre de groupes de travail. En ce qui est timing, ils étaient guides par un timer projeté qui rappelait la phase de travail en cours et le temps restant.
3. Préparer et simplifier les inputs
Lorsque l'on reçoit tous les docs et instructions par écrit, sans explication particulière faite par une personne, on est vite perdu.
Donc : écrire certes, mais surtout simplifier, expliciter, rendre ergonomique.
Pour cela : relecture à plusieurs reprises et surtout "tests sur les cobayes", les personnes qui ne sont particulièrement dans le sujet, avec un principe tout simple : s'il y en a au moins un qui n'a pas compris de suite, on modifie (parce qu'il y en aura forcement d'autres)
L'exemple des inputs de notre atelier : V1 = 1 page de texte par activité. V2 : 0,5 pages de texte par activité. V3 : 1 page de commentaires pour 2-3 livrables selon le nombre d'activités dans chaque phase. V4 : images des livrables avec bulles de commentaires.
4. Préparer l'espace de travail
Des choses bêtes parfois : si on met les feutres derrière le chevalet avec le numéro de table, ils vont prendre des stylos bille ou des crayons papier. Si on ne range pas les pochettes numérotées dans le bon ordre, ça va être source de questions pour certains : "faut-il prendre la pochette numéro 1 ou la première dans la pile ?" etc.
Donc : bien visualiser le workflow à tout moment du point de vue du participant, "imaginons j'ai cette feuille devant moi, comment sais-je quoi en faire ?"
5. Lancer l'atelier
Il a été plus pertinent dans ce contexte-là que ce soit le client qui lance l'atelier.
Donc : préparation et répétition. Surtout répétition d'ailleurs, quitte à se faire détester par celui qui fait le discours, mais le résultat est différent. C'était Churchill, non, qui disait qu'un bon discours improvisé a été réécrit 3 fois ?
6. Faciliter
Non, si on s'est pris la tête avec les inputs, ceci ne veut pas dire que l'on peut se reposer tranquille.
Dans notre atelier nous avons prévu une pancarte "Help" pour toute précision ou incompréhension éventuelle, et en plus nous avons surveillé en permanence tous les groupes pour repérer ceux qui n'ont pas osé dire qu'ils ont des doutes, ceux qui sont en avance ou en retard, ceux qui ont besoin de quelque chose ...
Résultat : magique ! Timing tenu parfaitement, et 25 jolies pochettes garnies d'outputs de très bonne qualité. Le client est ravi, moi aussi !
S'il y avait une chose a retenir sur les modalités de l'organisation de ce type d'atelier, ce serait ceci : on ne peut pas se permettre d'avoir des supports de travail imparfaits (ou quoi que ce soit d'autre, d'ailleurs).
Toute imperfection tolérée vous reviendrait dans la figure multipliée par 150 personnes qui n'auraient pas compris, qui auraient des questions, qui râleraient... Top pour avoir un atelier vaseux et bizarre ! Donc, tout - a commencer par le plan de tables et a terminer par la numérotation des bullet points dans le powerpoint de clôture - tout doit être parfait.
Et pour cela trois mots d'ordre : la cohérence, la simplification et la rigueur. Bref, toutes les prises de tête que l'on s'impose pour ne pas les imposer aux participants.
Je sais qu'il y a plusieurs écoles dans le monde d'animation et de facilitation. Et je sais que pour la plupart d'entre elle je passerais pour une control freak psycho-schtroumpfo-rigide. Et je m'en fous.
Ce n'est pas prendre des gens pour des nuls. Ce n'est pas se méfier de l'intelligence du groupe. C'est, tout au contraire, leur temoigner de son respect en offrant un cadrage pro qui peut permet de se concentrer sur le fond avant tout, en anticipant toutes les questions qu'ils peuvent se poser et en faisant de sorte que les réponses aux questions soient intuitives au maximum.
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